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O QUE É GED?

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

O sistema GED permite aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura que somada a capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento e Conteúdo.

O sistema GED da NPI Brasil foi criado para atender estas novas exigências do mercado, onde você: organiza, gerencia e armazena eletronicamente todos os documentos de sua empresa. Trazendo diversos benefícios que podem ser conferidos logo abaixo.

O QUE PERMITE FAZER?

  • Preservar os documentos;
  • Organizar os documentos de forma digital;
  • Agilizar a busca de qualquer documento;
  • Lidar com qualquer tipo de documento;
  • Somente as pessoas autorizadas terão acesso ao documento;
  • Acompanhar o uso do documento através de workflow.

BENEFÍCIOS DO GED

  • Encontrar um documento torna-se muito mais fácil, por estar organizado em uma estrutura de índice;
  • O GED dispensa a guarda dos documentos físicos devido ao uso de autenticação digital via cartório;
  • Redução de custos com espaço físico e contratação de arquivistas;
  • É capaz de substituir armários de arquivos volumosos;
  • Seu negócio terá um aumento de produtividade e eficiência perceptível;
  • Gerenciamento de fluxo de trabalho;
  • Gerenciamento de vida útil do documento.
Exemplos de Benefícios do GED
  • Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;
  • Fazem – se em média, 19 cópias de cada documento;
  • Gastam – se R$ 500,00 para recriar cada documento perdido;
  • A imagem de um documento digitalizada a 200dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 100KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 10 mil imagens;
  • 500 páginas de texto requerem 1MB de armazenamento;
  • Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média, mil imagens de documento, isto corresponde a 13 mil páginas de documentos;
  • Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia;
  • Segundo uma pesquisa do IDC, somente nos EUA, esse total é constituído de 600 bilhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos.