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VEJA O QUE O GED PODE FAZER PARA SUA EMPRESA

O ano de 2015 vai ser um ano cheio de realizações e lançamentos para NPI Brasil Corporative Solutions. Além de grandes parcerias comerciais, a empresa tem investido fortemente na atualização e aperfeiçoamento de seus produtos e serviços. Sendo assim, a NPI Brasil se associou a Taugor, uma empresa focada em desenvolver Soluções Corporativas ECM, Gestão de Qualidade e Gestão de Escritório de Projetos. Com isto, estaremos desenvolvendo o mercado de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), para auxiliar a sua empresa na organização do mesmo.

O sistema focado para Gestão Eletrônica de Documentos – GED, possui versões verticalizadas, podendo ser aplicado em diversos ramos de atividades, como:

  • Para empresas com CEDOC - Centro de Documentação e controle por Classificação Documental baseado no E-ARQ;
  • Empresas focadas em CEDOC e com controle e busca de documentação física;
  • GED focado em Hospital e Integração com PEP (Prontuário Eletrônico de Paciente);
  • Vários departamentos das Empresas que possuem RH, Administração, Financeiro, Contabilidade, Jurídicos e etc.;
  • GED focado para escritórios de Advocacia;
  • GED focado para empresas que trabalham com arquivos de AutoCAD e controle de obras em geral;
  • Grandes empresas que precisam de automação documental utilizando recursos avançados de OCR/ICR/OMR.

ENTRE OS INÚMEROS RECURSOS, SE DESTACAM:

  • Ferramenta própria de BPM para criação de Workflows de aprovação e acompanhamentos;
  • Busca Rápida de Documentos através de meta dados totalmente configuráveis;
  • Busca Avançada com alta indexação - OCR, utilizando coringas para busca completa também dentro dos documentos;
  • Edição Múltipla de Meta dados e Documentos e integração com vários scanners do mercado;
  • Busca através de Classificação Documental - Processos – Departamentos;
  • Controle de visualização para roubo de informações;
  • Central de Tarefas completo para controle das atividades do setor de documentos e controle de atividades da sua Equipe;
  • Controle completo para CEDOC e guardas de Documentos.

SOLUÇÕES PARA GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

A solução para Gerenciamento Eletrônico de Documentos da NPI Brasil capacita as organizações a gerenciar e utilizar todo o seu arquivo fixo, como imagens, formulários, impressos, e-mails, PDFs e arquivos durante o estágio do Gerenciamento, como um conjunto integrado e escalável de ferramentas que são fáceis de implantar e mais fáceis ainda de usar.

SIMPLIFICANDO O SEU DIA-A-DIA

Implante a digitalização de documentos no seu departamento ou na sua empresa de maneira simples e descomplicada.

Gerencie os documentos das áreas de Recursos Humanos, Jurídico, Contratos, Contabilidade, Fiscal e muitos outros, através de um Software GED integrado para toda a empresa.

ACESSE DE QUALQUER LUGAR

O software desenvolvido será uma plataforma web que oferece uma mobilidade total. Você poderá utilizar o seu PC, Laptop, Tablet e Smartphone para acessar seus documentos.

Em um clique. Onde quer que você esteja.

ORGANIZADOS TAMBÉM FISICAMENTE

O sistema permite o gerenciamento de tipos de documentos, caixas e locais de armazenagem.

Ao adicionar um novo documento o próprio sistema informa onde o original deve ser arquivado assim, o arquivo físico ficará sempre em perfeita ordem.

ENCONTRE O QUE VOCÊ PRECISA EM INSTANTES

Um poderoso sistema de busca de arquivos permite localizar informações em um clique mesmo dentro de uma enorme quantidade de dados.

Os resultados são mostrados em tabelas inteligentes que permitem ainda filtrar e organizar os dados encontrados em tempo real.

DOCUMENTOS NA NUVEM

Armazene ilimitados documentos em nossa infraestrutura sem preocupação.

Todos os documentos indexados no software serão guardados em um espaço digital seguro e de altíssimo desempenho.

O backup diário dos dados garante ainda mais tranquilidade com SLA alto.

DIGITALIZAÇÃO PARA QUE SERVE E OS BENEFÍCIOS?

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

PARA QUEM É INDICADO?

Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada.

VANTAGENS E BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO

  • Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
  • Redução de custo com recuperação e duplicação;
  • Preservação do arquivo físico;
  • Integração de dados ativos e históricos.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS:

  • Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner);
  • Em seguida são digitalizados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;
  • As imagens e dados serão migrados para o Software arquivar, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso.

FACILITADOR EM OBTER A CERTIFICAÇÃO ISO 9001

Nos dias de hoje a alta qualidade irá ajudar a diferenciar sua linha de produtos de seu concorrente, e fornecer uma vantagem estratégica. Muitos clientes estão exigindo que seus fornecedores estejam em conformidade com a ISO 9001: 2008.

A Norma NBR ISO 9001:2000 estabelece que os documentos requeridos pelo Sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados, gerenciados e ter rastreabilidade. A NPI Brasil disponibiliza a solução ideal em Gestão de Documentos.

É importante ainda, para ter a certificação, estabelecer uma sistemática para remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos a partir da implantação da Gestão de Documentos.

Através da Racionalização de Documentos e a implantação de softwares, como o GED as empresas garantem a gestão de seus documentos e atendem aos padrões exigidos para a Certificação ISO.

MOTIVOS PARA UTILIZAR GED COMO SOLUÇÃO

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema para a gestão de todo o capital intelectual de uma organização que está em forma de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos. O Software, será desenvolvido para oferecer facilidade entre todos os componentes acima de forma funcional, prática e utilizando os melhores recursos tecnológicos 100% Web. Um sistema de GED possui todas as ferramentas necessárias para que a empresa mantenha um controle adequado de seus documentos, possibilitando pesquisas rápidas, definições de limitações de acessos, aumento da segurança da informação, distribuições mais eficazes, e vários outros ganhos.

VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS:

  • Consulta via 100% WEB com segurança, facilidade e agilidade;
  • Redução de tempo das atividades que requerem análise de documentos;
  • Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso;
  • Redução de custo com armazenamento e segurança dos dados;
  • Portabilidade e conectividade;
  • Busca indexada por padrões pré-definidos junto ao cliente;
  • Integração de dados ativos e histórico de ativo permanente;
  • Delegação temporária nos Processos;
  • Controle de versão e histórico;
  • Possibilidade de envio dos documentos via e-mail;
  • Redução de desgaste físico do documento;
  • Redução de cópias impressas;
  • Cópias de segurança em datacenter;
  • Redução de espaço físico de arquivamento;
  • Redução de investimentos em aquisição, manutenção dos servidores;
  • Redução de custos com links de internet;
  • Alta disponibilidade e segurança para os seus dados;
  • Assinatura Eletrônica e Digital completa;
  • Possibilidade de usar 100% na Nuvem, caso não tenha infraestrutura;
  • Integração com o Microsoft Office;
  • Totalmente escalável possibilitando alta customização para cada cliente;
  • Workflows pré-definidos e 1 workflow customizado por direito.


O Gerenciador de Workflow tem como finalidade organizar os processos da sua empresa ou instituição. Isso é feito através do mapeamento dos fluxos de trabalho, de onde são definidos passos, responsáveis por cada etapa, regras, caminhos, alertas, avisos e prazos. Com um fluxo automatizado, você pode acompanhar todo o ciclo de vida do processo, desde a sua criação até o momento em que ele é concluído. Através de uma interface amigável, você poderá verificar o andamento de cada fluxo, e identificar facilmente em que etapa cada processo se encontra, e quais são os passos subsequentes. Além disso, analisando relatórios bem elaborados você será capaz de identificar gargalos nos seus processos e tomar as medidas necessárias para otimizar os fluxos e reduzir custos operacionais.

BENEFÍCIOS DO GED PARA MELHORAR SUA EMPRESA

Um bom projeto de GED com implantação de um CEDOC, você deve sempre ter este processo em sua empresa.

Os benefícios do GED quando implantado de forma correta e utilizado o Software de GED correto os benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.

Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.

  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos;
  • Total controle no processo de negócio;
  • Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
  • Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas;
  • Mais agilidade em transações entre empresas;
  • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade;
  • Melhoria no processo de tomada de decisões;
  • Maior velocidade na implementação de mudanças em processos;
  • Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
  • Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
  • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede;
  • Melhor aproveitamento de espaço físico;
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
  • Evita extravio ou falsificação de documentos;
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;
  • Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa;
  • Integração com outros sistemas e tecnologias;
  • Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI;
  • Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes;
  • Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

O QUE É GED AFINAL?

O que é GED: A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

TECNOLOGIAS RELACIONADAS AO GED

  • Capture – Acelera processos de Negócio através da captação de Documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios;
  • Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital através de Processo de digitalização com scanners;
  • Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite Gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos;
  • Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, Prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas;
  • COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, Armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original;
  • Forms Processing (processamento de formulários) – Tecnologia que possibilita reconhecer as Informações e relacioná-las com campos em bancos de dados;
  • Records and Information Management (RIM) – É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, desde a criação, envolvendo armazenamento, processamento, Manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.


Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

O QUE É ASSINATURA DIGITAL?

É uma modalidade de assinatura eletrônica, que resulta de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica, possibilitando verificar com segurança, a origem e a integridade do documento.

O documento eletrônico assinado digitalmente (subscrito) perde a validade ante a menor alteração, pela desvinculação da assinatura digital.

A assinatura digital atribui ao documento eletrônico a autenticidade (identificação da autoria), a integridade (imutabilidade lógica de seu conteúdo) e o não-repúdio.

DOCUMENTO ASSINADO ELETRONICAMENTE

De acordo com o art. 10, da MP 2.200-2, “consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória”. No § 1º consta que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131, da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil”.

Assim, com a edição da referida Medida Provisória, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos escritos com assinaturas autografas.

Importante frisar que os documentos eletrônicos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora do âmbito da ICP-Brasil também têm validade jurídica, mas esta dependerá da aceitação de ambas as partes, emitente e destinatário, conforme determina a redação do § 2º do art. 10 da MP n0 2.200-2.

DIFERENÇA ENTRE O CERTIFICADO TIPO A1 E TIPO A3?

A diferença principal entre os dois tipos de certificado é a geração e armazenamento das chaves criptográficas.

No certificado tipo A1 o par de chaves pública/privada é gerado em seu computador, no momento da solicitação de emissão do certificado. A chave pública será enviada para a Autoridade Certificadora (AC) junto com a solicitação de emissão do certificado, enquanto a chave privada ficará armazenada no seu computador, devendo, obrigatoriamente, ser protegida por senha de acesso. Este certificado só poderá ser instalado no mesmo computador em que foi efetuada a solicitação. O certificado tipo A1 tem validade de 1 (um) ano.

O certificado tipo A3 oferece maior segurança, justamente porque o par de chaves é gerado em hardware, isto é num cartão inteligente que não permite a exportação ou qualquer outro tipo de reprodução ou cópia da chave privada. Também no certificado tipo A3 a chave pública será enviada para a AC junto com a solicitação de emissão do certificado, enquanto a chave privada ficará armazenada no cartão, impedindo tentativas de acesso de terceiros. Com este cartão inteligente, você poderá transportar a sua chave privada e o seu certificado digital de maneira segura, podendo realizar transações eletrônicas onde você desejar. O certificado tipo A3 tem validade de 3 (três) anos.

INFORMAÇÕES PARA A CERTIFICADO DIGITAL?

As principais informações que constam em um certificado digital são: chave pública do titular; nome e endereço de e-mail; período de validade do certificado; nome da AC que emitiu o certificado; número de série do certificado digital; assinatura digital da AC.

O QUE É SMART CARD E TOKEN?

São hardwares portáteis que funcionam como mídias armazenadoras. Em seus chips são armazenadas as chaves privadas dos usuários. O acesso às informações neles contidas é feito por meio de uma senha pessoal, determinada pelo titular.

O smart card assemelha-se a um cartão magnético, sendo necessário um aparelho leitor para seu funcionamento. Já o token assemelha-se a uma pequena chave e requer a utilização de uma porta USB, localizada, geralmente, na CPU do computador.

O QUE É CRIPTOGRAFIA?

Ciência que estuda os princípios, meios e métodos para tornar ininteligíveis as informações, através de um processo de cifração, e para restaurar informações cifradas para sua forma original, inteligível, através de um processo de decifração. A criptografia também se preocupa com as técnicas de criptoanálise, que dizem respeito a formas de recuperar aquela informação sem se ter os parâmetros completos para a decifração.

CUIDADOS AO UTILIZAR A CERTIFICAÇÃO DIGITAL?

O certificado digital é uma identidade utilizada em ambientes virtuais, portanto recomenda-se quanto ao seu uso:

  • Não compartilhar a senha de acesso da chave privada com ninguém;
  • Armazenar a chave privada, caso não tenha sido gerada através de token ou smartcard, em um disquete ou cd, excluindo-a do computador onde foi gerado o par de chaves criptográficas;
  • Caso a chave privada esteja armazenada no disco rígido de algum computador, devese protegê-lo de acesso não-autorizado, mantendo-o fisicamente seguro. Nunca deixe a sala aberta quando sair e for necessário deixar o computador ligado. Utilize também um protetor de tela com senha. Cuidado com os vírus de computador, eles podem danificar sua chave privada;
  • Caso o software de geração do par de chaves permita optar entre ter ou não uma senha para proteger a chave privada, recomenda-se a escolha pelo acesso por meio de senha. Não usar uma senha significa que qualquer pessoa que tiver acesso ao computador poderá se passar pelo titular da chave privada, assinando contratos e movimentando contas bancárias. Em geral, é bem mais fácil usar uma senha do que proteger um computador fisicamente;
  • Utilize uma senha forte, com várias palavras, uma vez que existem programas com a função de desvendar senhas. Deve-se evitar o uso de dados pessoais como nome de cônjuge ou de filhos, datas de aniversários, endereços, telefones, ou outros elementos relacionados com a própria pessoa. A senha nunca deve ser anotada, sendo recomendável sua memorização.

QUAIS AS APLICAÇÕES DA ASSINATURA DIGITAL?

Entre as diversas aplicações possíveis, encontram-se as seguintes:

  • Comércio eletrônico;
  • Processos judiciais e administrativos em meio eletrônico;
  • Facilitar a iniciativa popular na apresentação de projetos de lei, uma vez que os cidadãos poderão assinar digitalmente sua adesão às propostas;
  • Assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal;
  • Obtenção e envio de documentos cartorários;
  • Transações seguras entre instituições financeiras, como já vem ocorrendo desde abril de 2002, com a implantação do Sistema de Pagamentos Brasileiro – SPB;
  • Diário Oficial Eletrônico;
  • Identificação de sítios na rede mundial de computadores, para que se tenha certeza de que se está acessando o endereço realmente desejado.

SOLUÇÃO GED E ETAPAS DE DIGITALIZAÇÃO

As empresas que investem em solução de GED ou de Gestão Documental através da digitalização de documentos conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma padronização dos processos facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:

  • Redução Do Custo;
  • Padronização de Processos;
  • Compartilhamento;
  • Segurança;
  • Controle de Acesso.

ÁREAS DE APLICAÇÃO DA SOLUÇÃO GED

  • Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
  • Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);
  • Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
  • Jurídica (processos, contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);
  • Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes);
  • Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);
  • Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos).

DOCUMENTOS ELETRÔNICOS E SEU VALOR LEGAL

Ainda é comum a ideia equivocada que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papéis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel.

Certificação digital: Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não– repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).

GESTÃO DOCUMENTAL E SIGILO DAS INFORMAÇÕES:

Se necessário montamos uma estrutura dentro da sua empresa, para à digitalização de documentos que não podem sair da sua empresa. Por meio de contrato garantimos sigilo absoluto das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.

SOLUÇÃO PARA BACKUPS EMPRESARIAIS

Backup é uma cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais, corrupção de dados, defeitos em hardwares, etc.

VANTAGENS EM BACKUPS EMPRESARIAIS

  • Segurança no arquivamento dos dados;
  • Fácil recuperação dos dados;
  • Alta disponibilidade de informação;
  • Rapidez de acesso e transferência de dados (depende muito da solução de Hardware).

ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

Quando você escolhe implantar uma solução de GED ou Gestão Documental, deve sempre conter estas etapas abaixo:

  • Coleta;
  • Classificar;
  • Digitalizar os documentos;
  • Controle de Qualidade;
  • Indexar;
  • Finalização.